Auf einer Recherchereise bekommt man zig Belege, soll aber gleichzeitig fotografieren und sich Notizen machen. Am Ende fehlt eine Quittung. Heißt das, dass man auf den Kosten sitzen bleibt? – Jetzt, wo aufgrund der Coronavirus-Pandemie das Reisen und Recherchieren nur begrenzt möglich ist, könnte man schon mal die Steuerunterlagen à jour bringen. Und sich um Eigenbelege und etwaiges alternatives Pauschalieren zu kümmern.
Von Hans-Werner Rodrian
Meistens fällt es ja erst kurz vor Torschluss auf. Das Finanzamt droht bereits mit Steuerschätzung, aber die Reisekosten des vergangenen Jahres sind noch nicht abgerechnet. Die Belege hat man natürlich auch nicht immer akkurat zusammengetragen und aufgehoben. Zu allem Überfluss ging auch noch eine Klarsichthülle verloren. Was lässt sich noch retten?
Pauschalieren statt belegen
Eigentlich verlangt der Gesetzgeber (und mit ihm bei Angestellten der Arbeitgeber), dass alle Reisekosten, die man erstattet bekommen oder steuerlich in Abzug bringen will, nachgewiesen werden. Das erfolgt durch Belege, mit Rechnungen, die ab 250 Euro auf die Firma ausgestellt sein müssen, oder mit Quittungen. Für einige Aufwendungen sind aber Pauschbeträge erlaubt, um die Sache nicht allzu kompliziert zu machen.
Die wichtigsten Pauschbeträge sind der Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeiten und die Kilometerpauschale. Ein schlechtes Geschäft ist die Pauschalierung bei Übernachtungskosten, denn da dürfen nur 20 Euro pro Nacht angesetzt werden. Keine Pauschalierung möglich ist bei den sogenannten Reisenebenkosten. Dazu zählen zum Beispiel Flug- und Bahntickets, Taxifahrten, Eintrittsgelder und WLAN.
Aufwendungen glaubhaft machen
In der Regel sind Betriebsausgaben durch Belege nachzuweisen. Ein Schlupfloch lässt der Fiskus aber für Aufwendungen kleineren Umfangs, für die üblicherweise keine Belege erstellt werden.
Für sie reicht es nach einem Urteil des Finanzgerichts Hannover (FG Hannover, EFG 1962, 149) aus, wenn man ihre Entstehung und Höhe glaubhaft macht. Konkret geht es da um Parkuhren, Gepäckfächer, Zeitungskosten, Telefon, Garderobe etc., aber auch um Trinkgelder. Solche Kleinausgaben fallen auch als Nebenkosten bei Tagesreisen an und können auf diese Weise einfach ohne Beleg notiert werden.
Rettungsanker Eigenbeleg
Was tun, wenn man zwar eine Ausgabe hatte, aber keinen Beleg dafür bekommen hat oder ihn nicht mehr findet? Dann ist der Eigenbeleg die Rettung. Den kann man sich selbst schreiben und wie einen normalen Beleg der Abrechnung anheften. Der Eigenbeleg muss zwingend einige Angaben enthalten:
- das Datum, den Gegenstand und Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit,
- Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Summe (am besten glaubhaft machen mit Kontoauszügen oder Kreditkartenabrechnungen),
- Ausstellungsdatum des Eigenbelegs (also heute)
- sowie den eigenen Namen und die Unterschrift.
Einen wichtigen Nachteil hat der Eigenbeleg allerdings: Man kann damit nur den Aufwand als Betriebsausgabe anerkennen lassen, aber keine Vorsteuer ziehen. Im Einzelfall ist es aber möglich mit dem Finanzamt zu verhandeln. Das dürfte sich freilich nur bei größeren Positionen lohnen.
Info
Ab der Einkommensteuererklärung für das Jahr 2017 müssen keine Belege mehr eingereicht werden: Aus der Belegvorlagepflicht wurde durch das „Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ die Belegvorhaltepflicht.
Die Zettelwirtschaft bleibt dem Steuerpflichtigen also trotzdem nicht erspart. Denn er muss die Belege weiterhin zunächst sammeln, dann auswerten und schließlich aufheben – und zwar mindestens ein Jahr lang, nachdem der Steuerbescheid rechtskräftig geworden ist! Solange kann das Finanzamt die Belege nachfordern.
Besser aber, man bewahrt die Belege deutlich länger auf: Denn Steuerbescheide dürfen nach der Aussendung vom Finanzamt unter bestimmten Voraussetzungen nachgeprüft, korrigiert und abgeändert werden. Und zwar so lange, bis die Festsetzungsfrist endet. Die Festsetzungsfrist beträgt im Normalfall vier, es sind aber auch bis zu zehn Jahre möglich. Wer auf Nummer sicher gehen will, nimmt dies als Aufbewahrungsobergrenze.
Weblinks
Wer sich zum Stichwort „Eigenbeleg“ noch etwas mehr einlesen will, der findet Informationen und Tipps zum Beispiel unter https://rechnungen-muster.de/eigenbeleg-vorlage. Informationen zur elektronischen Steuererklärung und damit zur Belegvorhaltepflicht enthält das ELSTER-Merkblatt „über den Umgang mit Belegen zur Einkommensteuererklärung“ unter https://download.elster.de/download/dokumente/Merkblatt_Umgang_mit_Belegen.pdf.
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